Ci sono persone, a tutti capita di incontrarne, che hanno il dono di moltiplicare il tempo. Le loro giornate sembrano avere più ore delle nostre, non sono mai in affanno e sono sempre capaci di far fronte a un imprevisto. Per loro, raggiungere un obiettivo non è un’opzione ma una certezza. Il segreto di queste persone non è un superpotere ma una dote preziosa chiamata organizzazione, che regala l’illusione di dilatare il tempo, restituendo ore preziose. La buona organizzazione allevia lo stress e libera energie, e chi ha questo dono sa conciliare il lavoro e la vita privata e può dedicare tempo alle passioni, al riposo e alla pianificazione. La chiave di questo successo non è tanto la gestione del tempo, ma la gestione del tempo in funzione delle nostre energie. Sappiamo bene, infatti, che lavorare quando siamo stanchi il più delle volte ci porta a commettere errori e, quel che è più grave, annienta il confine tra lavoro e riposo. E sebbene gli studi dimostrino che la produttività non è legata alle ore spese in ufficio, non sempre riusciamo a staccare la spina quando vorremmo perché siamo oberati o perché abbiamo esaurito le energie senza portare a compimento ciò che avevamo in mente, e iniziamo a girare a vuoto. Queste situazioni sono casi limite e non dobbiamo permettere che diventino la norma. Saper riconoscere una vera urgenza e risolverla velocemente è il modo migliore per evitare che si trasformi in routine e per farlo dobbiamo essere lucidi: un buon esercizio per uscire dall’emergenza permanente è sottrarle del tempo, anche un solo minuto alla volta e dedicarlo alla programmazione o al riposo. È questa la chiave di una buona organizzazione: dare valore a ciascun minuto, trovare un equilibrio tra le molte attività che svolgiamo ogni giorno, eliminare il più possibile quelle superflue e destinare regolarmente del tempo a quelle che ci stanno più a cuore perché pensiamo che possano avere un impatto maggiore sulle nostre vite. Una buona organizzazione, va da sé, è fatta anche di scadenze. Quale che sia il nostro compito, fissare delle scadenze intermedie ci darà modo di capire se stiamo procedendo con passo spedito o se stiamo perdendo del tempo. Se si lavora in gruppo, questi feedback periodici hanno il vantaggio di dare modo a tutti di arrivare al risultato secondo i propri tempi, colmando magari dei piccoli ritardi, e fissare le scadenze successive, perché anche la buona organizzazione per rimanere tale deve essere mantenuta in esercizio.

Se anche tu hai bisogno di una spalla per guardare lontano, sarò felice di risponderti.